Het ubo-register: wat betekent dat voor u?

De Kamer van Koophandel gaat vanaf 27 september 2020 extra gegevens registreren. Er is per die datum namelijk een ubo-register. Hieronder leggen we uit wat een ubo is, hoe u via de notaris in aanraking komt met een ubo en wat het voor u betekent.

Wat is een ubo?

Ubo is de afkorting voor ultimate beneficial owner, in het Nederlands: uiteindelijk belanghebbende. Maar dat zegt nog niet zo veel. Want niet iedere persoon die aandelen heeft in een B.V. is een ubo en ook een stichting kan een ubo hebben. In verband met de regelgeving uit Europa op het gebied van het tegengaan van fraude en vooral het voorkomen daarvan (bijvoorbeeld witwassen), moet inzichtelijk worden wie er aan de touwtjes trekt in een organisatie. Dat kan zijn iemand die in financiële zin profijt heeft van de organisatie of het voor het zeggen heeft (de beslissingen neemt). Om er achter te komen wie aan de touwtjes trekt, zijn er in de wet criteria opgenomen aan de hand waarvan vastgesteld kan worden wie de ubo is. Bij een B.V. bijvoorbeeld is dat degene die meer dan 25% van de aandelen heeft of het stemrecht. Is er niemand op wie de criteria van toepassing zijn? Dan worden de bestuurders als ubo ingeschreven in het ubo-register.

UBO-register

Iedere organisatie die is ingeschreven in het handelsregister moet tussen 27 september 2020 en 27 maart 2022 zijn ubo bij de Kamer van Koophandel in het ubo-register hebben ingeschreven. U kunt daarbij onder andere denken aan B.V.’s, N.V.’s, stichtingen en verenigingen, maar ook maatschappen en vennootschappen onder firma’s. Er is een categorie van organisaties die niet een ubo hoeft te registreren, bijvoorbeeld de Vereniging van Eigenaars.

Een organisatie kan meerdere ubo’s hebben. Iedere persoon die aan de criteria voldoet, moet worden ingeschreven. Een deel van de gegevens wordt openbaar (zoals dat nu ook is als u als bestuurder van een stichting of B.V. staat ingeschreven) en een deel is niet openbaar maar wel te raadplegen door de politie en opsporingsdiensten. Als iemand politiebescherming krijgt vanwege ontvoeringsdreiging dan kunt u een verzoek indienen of de belangrijkste gegevens kunnen worden afgeschermd.

Via de notaris

De notaris is al een tijdje verplicht om bij organisaties die bij de notaris komen te vragen wie hun ubo’s zijn. Sinds 27 september 2020 is daar het volgende bij gekomen. Bij de oprichting van een nieuwe organisatie zoals een B.V., stichting of vereniging moeten we na het ondertekenen van de akte eerst bij de Kamer van Koophandel de ubo(‘s) aanmelden. Vervolgens kunnen we de opgerichte rechtspersoon inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Komt u voor een andere zaak naar de notaris waarbij een rechtspersoon is betrokken? Dan vragen we wie de ubo is, controleren we in het ubo-register of de gegevens die u opgeeft actueel zijn en als dat niet het geval is dan actualiseren we de gegevens bij de Kamer van Koophandel. 

De notaris heeft deze verplichtingen gekregen in het algemeen belang van een veiliger Nederland en Europa. Deze verplichtingen brengen voor ons extra werk en daarom ook extra kosten voor u met zich. We hopen op uw begrip hiervoor.

Sinds dinsdag 22 november 2022 zijn de ubo-gegevens niet meer openbaar en is het niet meer mogelijk om een KvK uittreksel ubo-register aan te vragen. Minister Kaag van het ministerie van Financiën heeft de kamer van Koophandel verzocht tijdelijk geen informatieverstrekkingen uit het ubo-register meer te verzorgen. Dit besluit is genomen naar aanleiding van de uitspraak van het Europese Hof van Justitie.

Ook dan een ubo inschrijven

De aandelen van een B.V. zijn nog al eens ondergebracht bij een stichting die het stemrecht heeft over de aandelen en anderen hebben certificaten van aandelen en daarmee het winstrecht van de aandelen. Bijvoorbeeld in familieverband zijn de ouders de bestuurders van de stichting en hebben de kinderen de certificaten van aandelen. Degenen die certificaten hebben worden certificaathouders genoemd. De certificaathouders kunnen worden gezien als de ubo van een B.V.; de bestuurder(s) van de betrokken stichting kan/kunnen worden gezien als een ubo. Deze personen moeten dan worden ingeschreven in het ubo-register bij de Kamer van Koophandel.

Tot slot

Krans Notarissen is goed op de hoogte van de nieuwe spelregels bij de Kamer van Koophandel. Als u daarom vragen hebt, helpen onze specialisten op het gebied van bedrijven en organisaties, u graag. Neem contact met ons op via [email protected]