Vóór 27 maart 2022 moeten organisaties hun ubo hebben geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Graag herinneren we u aan deze naderende datum en geven we u informatie over wat een ubo is en hoe de registratie werkt.

Wat is een ubo?

Ubo is de afkorting voor ultimate beneficial owner, in het Nederlands: uiteindelijk belanghebbende. Er is regelgeving uit Europa op het gebied van het tegengaan en voorkomen van fraude (zoals witwassen). In verband hiermee moet inzichtelijk zijn wie er in een organisatie aan de spreekwoordelijke touwtjes trekt. Dat kan iemand zijn die financieel profijt heeft van de organisatie of iemand die het voor het zeggen heeft (de beslissingen in de organisatie neemt). In de wet staan criteria aan de hand waarvan kan worden bepaald wie ubo is. Bij een B.V. bijvoorbeeld is dat degene die meer dan 25% van de aandelen en/of meer dan 25% van het stemrecht heeft.

Wat is het ubo-register?

In het ubo-register van de Kamer van Koophandel moeten organisaties hun ubo laten registreren. Deze organisaties zijn: B.V.’s, N.V.’s, stichtingen en verenigingen, maar ook maatschappen en vennootschappen onder firma. Er is een categorie van organisaties die geen ubo hoeft te registreren, bijvoorbeeld de Vereniging van Eigenaars.

Een organisatie kan meerdere ubo’s hebben. Iedere persoon die aan de criteria voldoet, moet als ubo worden geregistreerd. Is er niemand op wie de criteria van toepassing zijn? Dan moeten alle bestuursleden als ubo worden geregistreerd in het ubo-register.

Registratie en up-to-date houden ubo-register

Organisaties moeten hun ubo vóór 27 maart a.s. laten registreren in het ubo-register. Daarnaast moeten organisaties de gegevens over hun ubo up-to-date houden. Binnen 7 dagen na een wijziging moet dit aan de Kamer van Koophandel worden doorgegeven. Bijvoorbeeld als iemand geen ubo meer is of als iemand juist ubo wordt, omdat deze persoon meer aandelen krijgt.

Als een organisatie op 27 maart a.s. nog geen ubo heeft laten registreren, dan kan die organisatie een boete of een taakstraf krijgen. Het is daarom belangrijk om op tijd:

- de ubo van uw organisatie te laten registreren;

- te controleren of de ubo van uw organisatie al (goed) staat geregistreerd.

Een deel van de gegevens over de ubo is openbaar. In bepaalde gevallen kan een ubo een verzoek indienen om de belangrijkste gegevens te laten afschermen. Bijvoorbeeld als iemand politiebescherming krijgt vanwege ontvoeringsdreiging.

Terugmeldplicht notaris

Het kan voorkomen dat de informatie die de notaris van/over cliënt heeft verkregen niet overeenkomt met dat wat in het ubo-register staat. Op dat moment heeft de notaris een zogenoemde terugmeldplicht; de notaris moet bij de Kamer van Koophandel een melding doen van elke discrepantie die hij aantreft tussen de gegevens in het ubo-register en de gegevens waarover hij uit andere hoofde beschikt.

Tot slot

U kunt de ubo('s) van uw organisatie online of per post laten registreren bij de Kamer van Koophandel. Ook het wijzigen van de gegevens van een ubo of het uitschrijven van een ubo kan op deze manier.

Heeft u hulp nodig bij de registratie of heeft u andere vragen over het ubo-register? Wij beantwoorden deze vragen graag. U kunt contact met ons opnemen via 0187-476111 of een mail sturen naar mr. Nina Figee-Oswald ([email protected]).